AI Cost Tracking System - Monitoraggio Costi Completo

Data: 22 Ottobre 2025 Feature: Sistema tracking costi OpenAI con breakdown dettagliato

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🎯 Cosa Monitora

Il sistema traccia ogni chiamata OpenAI e calcola costi in tempo reale:

1. Generazione KB (AI Generator)

• Ogni volta che generi un template con AI
• Cost: ~$0.002 per template generato

2. Query Utenti (AI Assistant)

• Ogni volta che un utente fa una domanda che richiede LLM
• Cost: ~$0.0001 per query

3. Intent Detection (quando pattern non match)

• Quando AI deve capire l'intent della query
• Cost: ~$0.00003 per detection

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📊 Dashboard Cost Tracking

URL: https://sartup.it/sartup/public/admin/ai/kb/cost-tracking

Cosa Visualizza

Card Stats Principali (4 card)

1. Costo Totale 💰 `` $2.47 1.245.890 tokens `

• Costo totale periodo selezionato
• Totale tokens consumati

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2. Query Totali 📊 ` 1.523 query 1.215 senza LLM ($0) `

• Totale query processate
• Quante hanno usato template (costo $0)

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3. Template Coverage ✅ `

79.7%
[████████░░]

`
• % query risolte senza LLM
• Target: >80% (verde se raggiunto)

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4. Costo Medio/Query 📉 ` $0.001620 Cache hit: 42% `

• Costo medio per singola query
• Cache hit rate (query duplicate)

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Breakdown per Tipo Utilizzo

🤖 Generazione KB: ` $1.20 47 generazioni Media: $0.0255/template `

💬 Query Utenti: `

$1.27
1.523 query
Media: $0.000834/query
</code>`<code></p><p>---</p><p><h4><strong>Proiezione Mensile</strong></h4></p><p></code>`<code>
$3.50/mese
Basato su media giornaliera: $0.12/giorno
</code>`<code></p><p>Con breakdown:
<li>Costo giornaliero medio</li>
<li>Query giornaliere medie</li>
<li>Efficienza sistema</li></p><p>---</p><p><h4><strong>Tabella Breakdown per Ambito</strong></h4></p><p>| Ambito | Query | Con LLM | Coverage | Tokens | Costo | Medio |
|--------|-------|---------|----------|--------|-------|-------|
| 📊 Produzione | 650 | 120 | 81.5% | 145K | $0.58 | $0.0009 |
| 🔧 Diagnostica | 320 | 180 | 43.8% | 220K | $0.88 | $0.0027 |
| 👥 Operatori | 280 | 50 | 82.1% | 65K | $0.26 | $0.0009 |
| 📅 Pianificazione | 150 | 90 | 40.0% | 110K | $0.44 | $0.0029 |
| ⚖️ Comparazione | 123 | 20 | 83.7% | 25K | $0.10 | $0.0008 |
| <strong>TOTALE</strong> | <strong>1.523</strong> | <strong>460</strong> | <strong>69.8%</strong> | <strong>565K</strong> | <strong>$2.26</strong> | <strong>$0.0015</strong> |</p><p><strong>Insights</strong>:
<li>⚠️ Diagnostica ha coverage basso (43.8%) → Crea più template</li>
<li>✅ Comparazione molto efficiente (83.7%)</li>
<li>💡 Pianificazione costa molto (coverage 40%) → Priorità template</li></p><p>---</p><p><h4><strong>Grafico Trend Giornaliero</strong></h4></p><p>Grafico a linee con 2 assi:
<li><strong>Asse Y1</strong> (sinistra): Costo USD</li>
<li><strong>Asse Y2</strong> (destra): Numero query</li></p><p>Mostra trend nel tempo:
<li>Picchi costi (giorni con molte query LLM)</li>
<li>Giorni efficienti (molte query, pochi costi)</li></p><p>---</p><p><h4><strong>Top 10 Template Costosi</strong></h4></p><p>Lista template che usano più LLM:</p><p>

` 1. diag_why_low_prod $0.45 (150 query × 500 tokens) 2. opt_suggestions $0.38 (80 query × 700 tokens) 3. plan_deadline $0.22 (95 query × 400 tokens) ... `

Utilità: Identifica template da ottimizzare (convertire in deterministici)

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🔍 Filtri e Report

Filtri Periodo

Seleziona:

• Data Inizio
• Data Fine

Preset disponibili:

• Oggi
• Ultimi 7 giorni
• Questo mese
• Ultimo mese
• Custom range

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Export Report

Bottone "Export" con opzioni:

📄 PDF:

• Report stampabile
• Logo aziendale
• Tabelle formattate
• Grafici embedded

📊 Excel:

• 4 fogli:
- Overview - Breakdown per ambito - Breakdown per template - Daily trend
• Pivot table pronte
• Grafici Excel

📋 JSON:

• Dati raw per integrazioni
• API-friendly

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💡 Insights Automatici

Il sistema suggerisce automaticamente:

1. Template Coverage Basso

` ⚠️ Template Coverage: 65% (target: >80%)

💡 Raccomandazione: Crea template per le 10 query LLM più frequenti. Risparmio potenziale: $0.80/mese (-35%) `

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2. Cache Hit Rate Basso

` ⚠️ Cache Hit Rate: 25% (target: >40%)

💡 Raccomandazione: Aumenta TTL cache da 1h a 3h per query ripetitive. Risparmio: $0.30/mese (-12%) `

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3. Template Inefficienti

` ⚠️ 3 template usano sempre LLM

Template: diag_why_low_prod Costo: $0.45/mese (18% del totale)

💡 Raccomandazione: Questo template potrebbe essere convertito in deterministico. Analizza le 10 query più frequenti e crea logica decision tree. `

</p><p>---</p><p><h4><strong>4. ROI Positivo</strong></h4>
</code>`<code>
✅ ROI Calcolato</p><p>Costi AI: $2.50/mese
Tempo risparmiato: 150h/mese × €25/h = €3.750/mese</p><p>ROI: €3.750 - €2.30 (=$2.50) = €3.747,70/mese
Payback: &lt; 1 giorno

`

</p><p>---</p><p><h2>📈 Metriche di Success</h2></p><p><h3><strong>Target KPI</strong></h3></p><p>| Metrica | Target | Attuale | Status |
|---------|--------|---------|--------|
| Template Coverage | &gt;80% | 69.8% | 🟡 |
| Costo/Query | &lt;$0.001 | $0.0015 | 🟡 |
| Cache Hit Rate | &gt;40% | 25% | 🔴 |
| Costo Mensile | &lt;$5 | $2.50 | ✅ |</p><p><strong>Legenda</strong>:
<li>✅ Verde: Target raggiunto</li>
<li>🟡 Giallo: In progress</li>
<li>🔴 Rosso: Da migliorare</li></p><p>---</p><p><h2>🔧 Come Ridurre i Costi</h2></p><p><h3><strong>Strategia 1: Aumenta Template Coverage</strong></h3></p><p><strong>Azione</strong>: Identifica top 10 query LLM → Crea template</p><p><strong>Esempio</strong>:
<li>Query &quot;Perché produzione bassa?&quot; → 50 volte/mese → $0.08</li>
<li>Crei template deterministico → Risparmio: $0.08/mese</li></p><p><strong>Ripeti per 10 query</strong> → Risparmio: $0.80/mese</p><p>---</p><p><h3><strong>Strategia 2: Ottimizza Cache</strong></h3></p><p><strong>Azione</strong>: Aumenta TTL per query stabili</p><p><strong>Esempio</strong>:
<li>&quot;Produzione di ieri&quot; chiesta 5 volte/giorno</li>
<li>Senza cache: 5 query × $0.0001 = $0.0005/giorno = $0.015/mese</li>
<li>Con cache (TTL 1h): 2 query × $0.0001 = $0.006/mese</li>
<li><strong>Risparmio</strong>: 60%</li></p><p>---</p><p><h3><strong>Strategia 3: Converte Template LLM in Deterministici</strong></h3></p><p><strong>Azione</strong>: Template che usano sempre LLM → Analizza pattern</p><p><strong>Esempio</strong>:
<li>Template &quot;diag_why_low_prod&quot; → Sempre LLM</li>
<li>Costo: $0.45/mese</li>
<li>Analizza le 20 risposte generate</li>
<li>Trovi pattern comune → Crei decision tree</li>
<li><strong>Risparmio</strong>: $0.45/mese (100%)</li></p><p>---</p><p><h2>📊 Report Dettagliato (Export)</h2></p><p><h3><strong>Struttura Report PDF</strong></h3></p><p>

`

┌────────────────────────────────────────┐
│ AI COST TRACKING REPORT                │
│ Periodo: 01/10/2025 - 22/10/2025      │
├────────────────────────────────────────┤
│                                        │
│ EXECUTIVE SUMMARY                      │
│ • Costo Totale: $2.47                 │
│ • Query Totali: 1.523                  │
│ • Efficienza: 79.7% template coverage  │
│ • Proiezione Mensile: $3.50           │
│                                        │
├────────────────────────────────────────┤
│                                        │
│ BREAKDOWN PER AMBITO                   │
│ [Tabella completa]                     │
│                                        │
├────────────────────────────────────────┤
│                                        │
│ BREAKDOWN PER UTILIZZO                 │
│ • KB Generation: $1.20 (48%)          │
│ • User Queries: $1.27 (52%)           │
│                                        │
├────────────────────────────────────────┤
│                                        │
│ TREND GIORNALIERO                      │
│ [Grafico embedded]                     │
│                                        │
├────────────────────────────────────────┤
│                                        │
│ TOP TEMPLATE COSTOSI                   │
│ [Lista top 10]                         │
│                                        │
├────────────────────────────────────────┤
│                                        │
│ RACCOMANDAZIONI                        │
│ • Aumenta template coverage (+10%)     │
│ • Ottimizza cache (TTL +2h)           │
│ • Converti 3 template LLM              │
│ Risparmio potenziale: $1.20/mese      │
│                                        │
└────────────────────────────────────────┘

`

</p><p>---</p><p><h2>🎯 Use Cases</h2></p><p><h3><strong>Use Case 1: Controllo Mensile Budget</strong></h3></p><p><strong>Scenario</strong>: Fine mese, vuoi verificare i costi</p><p><strong>Azioni</strong>:
1. Vai su Cost Tracking
2. Seleziona &quot;Questo mese&quot;
3. Vedi totale speso
4. Export PDF per contabilità</p><p><strong>Output</strong>: Report PDF con tutti i dettagli</p><p>---</p><p><h3><strong>Use Case 2: Ottimizzazione Costi</strong></h3></p><p><strong>Scenario</strong>: Costi troppo alti, vuoi ridurli</p><p><strong>Azioni</strong>:
1. Vai su Cost Tracking
2. Ordina ambiti per costo decrescente
3. Identifica ambito più costoso (es: Diagnostica)
4. Vai su &quot;Top Template Costosi&quot;
5. Identifica template da ottimizzare
6. Crei template deterministici per quelle query</p><p><strong>Output</strong>: Riduzione costi 30-50%</p><p>---</p><p><h3><strong>Use Case 3: Presentazione Management</strong></h3></p><p><strong>Scenario</strong>: Devi giustificare investimento AI</p><p><strong>Azioni</strong>:
1. Export report mensile (PDF)
2. Mostra ROI (costi vs tempo risparmiato)
3. Mostra trend (costi calano nel tempo grazie a template)</p><p><strong>Output</strong>: Approvazione budget/espansione</p><p>---</p><p><h2>🔐 Privacy &amp; Compliance</h2></p><p><h3><strong>Cosa Tracciamo</strong></h3></p><p>✅ <strong>Tracciamo</strong>:
<li>Numero query</li>
<li>Tokens usati</li>
<li>Costi stimati</li>
<li>Ambito/template usato</li>
<li>Timestamp</li></p><p>❌ <strong>NON tracciamo</strong>:
<li>Contenuto query utente (privacy)</li>
<li>Contenuto risposta (privacy)</li>
<li>Dati personali operatori</li></p><p><h3><strong>Retention Policy</strong></h3></p><p><strong>Analytics aggregati</strong>: Conservati indefinitamente (anonimi)
<strong>Messaggi dettagliati</strong>: Eliminati dopo 90 giorni (configurabile)</p><p>---</p><p><h2>⚙️ Configurazione Pricing</h2></p><p><h3><strong>File</strong>:

config/ai.php

`php 'cost_tracking' => [ 'enabled' => true, // GPT-4o-mini pricing (ottobre 2025) 'input_cost_per_1m_tokens' => 0.15, // $0.15 per 1M input tokens 'output_cost_per_1m_tokens' => 0.60, // $0.60 per 1M output tokens // Ratio input/output (default 40/60) 'input_output_ratio' => [ 'input' => 0.4, 'output' => 0.6, ], // Alert thresholds 'alerts' => [ 'daily_budget' => 1.00, // $1/giorno 'monthly_budget' => 25.00, // $25/mese ], ], `

Aggiorna pricing quando OpenAI cambia prezzi!

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📧 Alert Automatici (Future Feature)

Alert Budget Superato

Email automatica quando:

• Costo giornaliero > $1
• Costo mensile > $25

Contenuto email: `

⚠️ AI Budget Alert</p><p>Costo oggi: $1.50 (budget: $1.00)</p><p>Cause:
• 250 query (vs media 150)
• Template coverage: 65% (sotto target 80%)</p><p>Raccomandazioni:
• Crea template per query frequenti
• Aumenta cache TTL</p><p>[Visualizza Report]

`

---

📊 Analytics Avanzate (Future)

Breakdown Aggiuntivi (da implementare)

Per Utente:

• Quale utente costa di più?
• Chi usa più LLM?
• Chi usa più template?

Per Macchina:

• Quale macchina genera più query?
• Quale costa di più?

Per Orario:

• Picchi di utilizzo (ore/giorni)
• Pattern temporali

Per Template:

• Template più usati
• Template più costosi
• Template con success rate basso

---

🎯 Come Usarlo (Step-by-Step)

Step 1: Accedi al Cost Tracking

Menu: AI Knowledge Base → Cost Tracking URL: /admin/ai/kb/cost-tracking

</p><p>---</p><p><h3><strong>Step 2: Seleziona Periodo</strong></h3></p><p><strong>Esempio</strong>: Ultimi 30 giorni
<li>Data Inizio: 22/09/2025</li>
<li>Data Fine: 22/10/2025</li>
<li>Click &quot;Filtra&quot;</li></p><p>---</p><p><h3><strong>Step 3: Analizza Stats</strong></h3></p><p><strong>Guarda</strong>:
1. Costo totale (ok se &lt;$5/mese)
2. Template coverage (ok se &gt;80%)
3. Breakdown per ambito (identifica ambiti costosi)</p><p>---</p><p><h3><strong>Step 4: Identifica Ottimizzazioni</strong></h3></p><p><strong>Domande</strong>:
<li>Quale ambito costa di più? → Crea più template per quell&#039;ambito</li>
<li>Template coverage basso? → Sistema suggerisce cosa fare</li>
<li>Cache hit rate basso? → Aumenta TTL</li></p><p>---</p><p><h3><strong>Step 5: Export Report</strong></h3></p><p><strong>Per contabilità</strong>:
<li>Click &quot;Export&quot; → PDF</li>
<li>Allega a report mensile</li></p><p><strong>Per analisi</strong>:
<li>Click &quot;Export&quot; → Excel</li>
<li>Analizza con pivot table</li></p><p>---</p><p><h2>💰 Esempio Reale (Simulato)</h2></p><p><h3><strong>Scenario: 50 Utenti, 1 Mese</strong></h3></p><p><strong>Setup</strong>:
<li>50 utenti attivi</li>
<li>20 query/utente/mese = 1.000 query totali</li></p><p><strong>Breakdown</strong>:</p><p><strong>Generazione KB</strong> (una tantum):
<li>30 template generati × $0.002 = <strong>$0.06</strong></li></p><p><strong>Query Utenti</strong> (ricorrente):
<li>Template coverage: 80%</li>
<li>800 query template ($0) + 200 query LLM</li>
<li>200 × $0.0001 = <strong>$0.02/mese</strong></li></p><p><strong>Totale Primo Mese</strong>: $0.06 + $0.02 = <strong>$0.08</strong>  
<strong>Totale Mesi Successivi</strong>: <strong>$0.02/mese</strong></p><p><strong>Proiezione Annuale</strong>: $0.06 + ($0.02 × 11) = <strong>$0.28/anno</strong> 🤯</p><p>---</p><p><h2>✅ Benefici Sistema Cost Tracking</h2></p><p><h3><strong>1. Trasparenza Totale</strong></h3>
Sai esattamente dove vanno i soldi (ambito, template, uso)</p><p><h3><strong>2. Ottimizzazione Data-Driven</strong></h3>
Report mostra dove ottimizzare per massimo risparmio</p><p><h3><strong>3. Budget Prevedibile</strong></h3>
Proiezioni accurate per planning finanziario</p><p><h3><strong>4. ROI Misurabile</strong></h3>
Confronto costi AI vs tempo risparmiato operatori</p><p><h3><strong>5. Compliance</strong></h3>
Audit trail completo per revisioni contabili</p><p>---</p><p><h2>🚀 Prossimi Step</h2></p><p><h3><strong>Implementato Ora</strong> ✅</h3>
<li>Controller

AiCostTrackingController (completo)
• View dashboard costi (completa)
• Route /admin/ai/kb/cost-tracking
• Calcoli automatici (tokens → USD)
• Breakdown per ambito
• Breakdown per tipo utilizzo
• Proiezione mensile
• Grafici trend

Da Implementare (opzionale)

• Export PDF (con DomPDF)
• Export Excel (con Laravel Excel)
• Alert automatici email
• Breakdown per utente
• Breakdown per macchina

---

📋 Menu Aggiunto

Esegui script SQL: 📄 /Users/nscapati/Desktop/ai_kb_cost_tracking_menu.sql

</p><p><strong>Aggiunge voce</strong>:
</code>`<code>
AI Knowledge Base
├── ...
├── Analytics KB
└── 💰 Cost Tracking ← NUOVO

`

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✅ Pronto per l'Uso!

Dopo aver eseguito lo script SQL menu, puoi:

1. Accedere a: /admin/ai/kb/cost-tracking` 2. Vedere dashboard (anche se dati mock per ora) 3. Testare filtri periodo 4. Vedere struttura completa report

Quando inizi a usare AI (Generator + Assistant):

• Sistema traccia automaticamente
• Costi si aggiornano in tempo reale
• Report sempre aggiornati

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Sistema di Cost Tracking Completo Implementato! 💰📊

Ti piace l'approccio? Vuoi modifiche o aggiunte? 🚀